Memahami Arti Surat Pribadi dan Resmi, Ketahui Ciri-cirinya Agar Lebih Paham Perbedaannya

1. Arti Surat secara Umum

(credit: unsplash)

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), arti surat adalah kertas dan sebagainya yang berisi tulisan dengan isi dan maksud tertentu. Itulah sebabnya, surat menjadi salah satu cara atau media untuk menyampaikan pesan. Sebab, dalam surat seseorang bisa menuangkan berbagai maksud atau gagasan ditujukan untuk seseorang.

Secara umum, arti surat sering dipahami sebagai salah satu media penyampaian pesan. Surat menyurat bisa dilakukan dengan melibatkan setidaknya dua orang yaitu satu sebagai pengirim dan yang lainnya sebagai penerima. Lewat surat yang dikirimkan pengirim akan menyampaikan maksud dan tujuannya. Misalnya, untuk menyampaikan kabar berita, melakukan permintaan, penolakan, dan sebagainya.

2. Fungsi Surat

(credit: unsplash)

Seperti yang telah disinggung dalam penjelasan arti surat di atas, penulisan surat umumnya mempunyai mempunyai dan tujuan tertentu. Lebih lanjut, maksud dan tujuan dalam penulisan surat tersebut sangat bersinggungan erat dengan fungsi erat dari surat secara umum. Berikut beberapa fungsi dari surat.

1. Untuk Menyampaikan Kabar atau Pemberitahuan

Pada umumnya, seseorang menulis surat untuk menyampaikan kabar atau memberitahu orang lain (misal keluarga, kerabat, sahabat, dan sebagainya) tentang suatu hal yang telah atau akan terjadi.

2. Untuk Melakukan Permintaan

Lewat surat, seseorang juga bisa menyampaikan permintaannya pada orang lain. Misalnya, meminta tolong, meminta datang (mengundang), atau sebagainya.

3. Untuk Menyampaikan Ide atau Gagasan

Sebagaimana yang disebutkan sebelumnya, di surat yang ditulis seseorang bisa menyampaikan ide atau gagasannya dalam bentuk tulisan. Sehingga, penerima surat bisa mengetahui ide, gagasan, atau maksud pengirim tanpa menemuinya secara langsung.

4. Untuk Memperingatkan atau Menegur

Dalam suatu kondisi, surat juga bisa jadi media bagi seseorang untuk menyampaikan teguran atau peringatan. Fungsi surat yang satu ini banyak digunakan untuk kepentingan bisnis.

5. Untuk Dijadikan Pedoman

Surat tak melulu dikirim oleh pengirim untuk penerima. Dalam dunia kerja, surat juga bisa ditulis untuk dijadikan pedoman dalam mengerjakan suatu pekerjaan.

6. Untuk Dijadikan Dokumentasi dan Alat Bukti

Surat juga bisa menjadi sebuah dokumentasi dari suatu kejadian atau peristiwa. Sebab, dalam surat kita bisa mendokumentasikan suatu kejadian dalam bentuk cerita. Jika dibutuhkan, sebagai sebuah dokumentasi surat juga bisa dipakai sebagai alat bukti.

3. Arti Surat Resmi

(credit: unsplash)

Setelah tahu arti surat dan fungsinya, yang tak kalah penting juga adalah mengetahui jenis-jenisnya. Ya, surat ternyata terdapat beberapa jenis. Secara garis besar, jenis surat terbagi menjadi dua macam yaitu surat pribadi dan surat resmi atau dinas.

Surat pribadi adalah salah satu jenis surat yang ditulis dan dikirim untuk keperluan pribadi. Karena ditulis untuk keperluan pribadi, maka sebenarnya tidak ada ketentuan atau aturan pasti dalam penulisan surat pribadi. Sehingga, pembuatan surat pribadi bisa sangat bebas. Misalnya, dalam hal penggunaan bahasa, penulis bebas memilih ragam bahasa disesuaikan dengan calon penerima surat.

Ciri-ciri surat pribadi:

- Tidak terdapat kepala atau kop surat.

- Tidak memerlukan adanya nomor surat.

- Menggunakan bahasa yang santai atau tidak baku (disesuaikan dengan calon penerima surat).

- Menggunakan sapaan yang lebih bersifat pribadi, terutama pada bagian pembukaan dan penutup.

- Tidak ada format khusus atau dengan kata lain penulisan tergantung pada referensi pembaca.

4. Arti Surat Resmi

Selain surat pribadi, ada pula jenis surat resmi. Penting juga untuk tahu arti surat resmi, agar bisa membedakannya dengan surat pribadi. Sesuai dengan namanya surat resmi atau dinas ditulis atas nama instansi dan biasanya untuk keperluan lembaga atau pekerjaan. Maka dari itu, dalam pembuatannya terdapat sejumlah aturan dan syarat yang harus dipenuhi, termasuk penggunaan bahasa resmi atau baku.

Pembuatan surat dinas atau resmi disesuaikan dengan fungsi dan tujuannya. Secara lebih rinci, surat resmi juga terbagi dalam beberapa macam tergantung tujuannya. Adapun, ciri-ciri surat resmi adalah sebagai berikut.

- Menggunakan kop atau kepala surat yang berisi nama dan identitas lembaga atau organisasi.

- Terdapat nomor surat, lampiran, dan perihal.

- Menggunakan salam pembuka dan penutup yang resmi.

- Menggunakan ragam bahasa resmi atau baku.

- Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi.

- Mengikuti aturan format baku yang telah ditetapkan.

Itulah di antaranya arti surat pribadi dan resmi, beserta fungsi surat secara umum. Semoga bermanfaat dan bisa menambah wawasan.