Jenis Surat Lengkap dengan Pengertian, Fungsi, dan Ciri-cirinya

1. Surat Resmi

(credit: freepik)

Sesuai namanya, surat resmi digunakan untuk keperluan formal atau resmi. Penulisnya dapat berasal dari pihak-pihak tertentu, baik itu perorangan, lembaga, organisasi, atau instansi tertentu. Adapun tujuan dari surat resmi, yaitu untuk berkomunikasi secara formal. Supaya lebih mengetahui surat resmi, berikut ini merupakan fungsi dan cirinya

Fungsi surat resmi:

-Surat resmi memiliki fungsi utama, yaitu sebagai sarana informasi atau pemberitahuan mengenai hal-hal khusus yang disampaikan oleh satu pihak kepada pihak lainnya.

-Fungsi surat resmi juga dapat sebagai bukti tertulis dalam bentuk dokumen di mana isinya harus bisa dipertanggungjawabkan.

-Surat resmi berfungsi sebagai pedoman kerja dalam melakukan suatu kegiatan yang berisi tentang langkah-langkah kerja untuk keperluan tertentu.

-Fungsi lain dari surat resmi, yaitu sebagai alat untuk pengingat bagi penerima surat, baik itu perorangan, organisasi, atau lembaga.

-Surat resmi juga berfungsi sebagai bukti historis dan bukti kronologis jika sewaktu-waktu diperlukan.

Ciri surat resmi:

-Menggunakan bahasa baku sesuai kaidah bahasa Indonesia dan Ejaan Yang Disempurnakan (EYD).

-Dibuat dengan bahasa yang singkat, padat, dan efektif, serta mudah dipahami konteksnya.

-Surat resmi tidak menggunakan bahasa implisit, melainkan bahasa eksplisit.

-Dilengkapi kop surat yang menyebutkan pihak yang mengeluarkan surat resmi tersebut.

-Di dalam surat resmi selalu dicantumkan nomor surat, perihal, tanggal, alamat tujuan, dan lampiran jika tersedia.

-Dibubuhkan stempel atau cap khusus untuk kondisi tertentu.

2. Surat Pribadi

Selanjutnya, jenis surat yang perlu kalian ketahui yaitu surat pribadi. Surat pribadi sendiri merupakan surat yang berisi masalah pribadi yang ditujukan kepada keluarga, teman atau kenalan. Oleh sebabnya, surat pribadi juga sering disebut sebagai surat perseorangan. Surat pribadi sendiri bisa mencakup masalah kekeluargaan, atau masalah perorangan dalam sebuah instansi. Adapun fungsi dan ciri dari surat pribadi yaitu:

Fungsi surat pribadi:

-Sebagai bentuk untuk mengekspresikan diri.

-Sebagai sarana penyampaian gagasan atau ide bagi penulis.

-Mewakili penulis surat untuk berkomunikasi dengan pihak lain.

-Mengembangkan kemampuan tata bahasa seseorang.

Ciri surat pribadi:

-Pada surat pribadi tidak terdapat kepala surat/kop surat.

-Tidak memiliki nomor surat

-Salam pembuka dan penutup sifatnya non formal dan santai.

-Menggunakan bahasa yang disesuaikan dengan tujuan surat pribadi. Boleh bersifat baku maupun tidak baku.

-Format penulisan lebih bebas.

3. Surat Dinas

(credit: freepik)

Surat dinas merupakan jenis surat yang berisi masalah kedinasan atau administrasi pemerintah. Surat ini hanya dibuat oleh instansi pemerintah dan dikirimkan pada semua pihak yang memiliki hubungan dengan instansi tersebut. Supaya lebih jelas, berikut ini fungsi dan ciri dari surat dinas.

Fungsi surat dinas:

-Sebagai pedoman pekerjaan, seperti surat intruksi, surat pemberian izin ataupun surat pengambilan keputusan

-Jenis surat dinas merupakan sebagai pengingat karena dapat dijadikan arsip bagi instansi.

-Sebagai alat bukti, terutama surat perjanjian.

-Sebagai bukti perkembangan suatu instansi atau lembaga

Ciri-ciri surat dinas:

-Terdapat kop surat dari lembaga, perusahaan, ataupun instansi yang bersangkutan.

-Terdapat salam pembuka dan salam penutup.

-Terdapat nomor surat.

-Terdapat bagian lampiran dan perihal sebagai petunjuk kepada penerima surat.

-Stampel dan tanda tangan sebuah instansi.

4. Surat Niaga

Jenis surat selanjutnya yaitu surat niaga. Surat ini merupakan surat yang berisi masalah perniagaan atau perdagangan. Jenis surat ini dibuat oleh suatu badan yang menyelenggarakan usaha niaga seperti perindustrian, koperasi, hingga perusahaan negara yang ditujukan kepada semua pihak. Adapun yang termasuk surat niaga yaitu seperti surat pesanan, surat pembayaran, penagihan, penawaran, dan promosi penjualan. Berikut ini merupakan fungsi dan ciri surat niaga.

Fungsi surat niaga:

-Sebagai bukti adanya perjanjian.

-Sebagai alat pengingat untuk diarsipkan.

-Sebagai panduan menjalankan tugas.

-Sebagai alat promosi.

-Sebagai bahan pengambil keputusan.

Ciri-ciri surat niaga:

-Surat bisnis atau perdagangan.

-Dibuat secara resmi dan menggunakan bahasa baku

-Menggunakan kata yang baik dan persuasif.

-Menyampaikan maksud dan tujuan dengan jelas dan mudah dimengerti.

-Menggunakan bentuk formulir supaya lebih efisien, hemat waktu, dan biaya.

5. Surat Lamaran Kerja

(credit: freepik)

Jenis surat selanjutnya yaitu surat lamaran kerja. Surat ini dikirimkan oleh seseorang yang ingin bekerja di sebuah perusahaan atau instansi tertentu. Surat lamaran pekerjaan ini  biasanya bersifat formal ataupun resmi. Adapun fungsi dan ciri dari surat lamaran kerja yaitu:

Fungsi surat lamaran kerja:

-Sebagai tanda tertulis atau resmi pengajuan permohonan pekerjaan.

-Sebagai alat komunikasi.

-Sebagai bahan pertimbangan untuk kebutuhan perusahaan.

CIri-ciri surat lamaran kerja:

-Terdapat tempat dan tanggal.

-Terdapat lampiran dan perihal.

-Alamat surat.

-Salam pembuka.

-Alenia pembuka.

-Isi.

-Penutup.

-Tanda tangan dan nama terang.

Itulah sederet jenis surat lengkap dengan pengertian, fungsi, dan cirinya. Semoga bermanfaat.